미니의 중소기업 전산실 이야기

회사 출근 후 업무 시작 어떻게 시작하시나요?

2013년 이직 전까지 근무한 회사에서는 일일보고를 했습니다.

당일 업무 결과와 익일 계획에 대한 보고를 했지만 위에 보고가 올라가는 자료이다 보니 표면적으로 어필할 수 있는 내용 위주로 보고서가 작성되어 실제와는 약간 다르게 관리가 되어 큰 도움이 되지 않았습니다.

이직 후에는 주간보고가 이루어지긴 했지만 바쁜 업무 탓에 계획이 틀어지는 경우가 많았습니다.

이직 후 1인 전산으로 3년 정도 운영을 하면서 시간과의 싸움이 시작되었습니다.

혼자서 프로그램 개발을 하며 전산 관련 서포트 업무도 병행해야 됐기에 시간과에 싸움이었고 매일 야근은 당연하게 받아들였었죠.

1년 반을 특별한 날을 제외하고 야근을 하게 되었고 제 나름대로 뭔가를 바꾸어야지만 되겠다는 생각이 들었습니다

그리고 곰곰이 고민을 해보니 아침부터 퇴근 전까지 일은 열심히 하고 있지만 오늘 개발을 어디까지 마무리하고 지원해야 될 업무는 어떤 것들이 있는지 정리 없이 닥치는 대로 일하고 있는 저를 발견하였습니다.

물론 주간단위로 에버노트를 이용하여 관리를 했었지만 이걸 더 잘게 쪼개야 되겠다는 생각이 들었습니다.

이전에 프랭크 리 다이어리를 통해 관리한 적이 있었지만 글을 참 이쁘게 쓰지 못하는 저는 이내 포기하고 말았습니다.

그래서 역쒸 나는 프로그램으로 관리를 해야 되겠다고 다양한 프로그램을 검토하였으며

구글에서 서비스하는 Keep 프로그램을 선택하였습니다.

제가 본 Keep 프로그램에 강점

1) 무료로 서비스되며 구글이 서비스하기에 없어질 가능성이 없다 (안정성, 네이버나 다음 서비스 사용하다 중단된 아픈 기억이 ㅠ_ㅠ)

2) 카테고리별 메모 관리가 가능 ( 제가 관리하고 싶은 메모들 별로 쉽게 모아놓고 사용 가능 )

3) 체크를 통해 클리어한 업무에 대한 관리 기능 ( 줄이 쫙 쳐지면서 처리한 업무가 밑으로 내려가 정말 좋음 )

4) 메모 고정 기능 ( 중요 업무나 일정을 고정을 하면 상단으로 올라와 언제든지 체크 가능 )

5) 모바일 전용 어플 제공 ( PC에서는 크롬 브라우저로 스마트폰에서는 전용 어플로 사용 가능 )

위에 제가 사용하게 된 강점이고 특히나 주머니가 가벼운 저에게 무료 프로그램이 란 것이 가장 큰 강점이었습니다.

Keep 프로그램을 사용하기로 결정한 후 업무보고와는 별도로 매일 9시에 가장 먼저 하는 일이 바뀌었습니다.

Kepp 체크 메모를 하나 생성 후 제목은 당일에 날짜이고 당일 꼭 해야 되는 업무 중요도 순서로 입력을 합니다.
그리고 해당 중요도 순서로 업무를 진행하며 클리어할 때마다 체크를 하여 클리어를 시킵니다.

생각했던 것보다 이렇게 업무를 처리하나 한 가지 업무를 처리할 때마다 클리어했다는 뿌듯함도 느껴졌고 중요도 순서대로 업무를 진행하다 보니 중요 업무를 놓치는 경우가 사라졌습니다.

보통은 다들 당일할 업무에 대한 계획은 가지고 시작 하지만 이걸 적어놓고 하나씩 클리어하며 처리하는 것이 과연 효과가 있을까라고 생각이 드실 것입니다.

하지만 이렇게 5년째 업무를 해오고 있는데 효과는 정말 있다 였습니다.

물론 입사와 동시에 시작된 프로젝트의 완료로 인해 초기보다 업무량이 줄긴 했지만

언제나 그렇듯이 새로운 개발 프로젝트가 추가되면 새로운 업무가 늘어났습니다.

이 일일 중요 업무 메모로 인해 하루에 업무가 체계적이고 효율적으로 진행되는 효과는 굉장히 컸습니다.

또한 직원들과 약속한 부분에 대한 내용들이 바로바로 반영이 되었기에 불가피한 경우를 제외하고는 약속한 일자안에 프로그램 개발 및 업무지원을 할 수 있었습니다.

하루에 업무범위를 알고 일한 다는 건 생각보다 심리적으로 안정적이 되고 여유가 생깁니다.

저는 이 한 가지 바꾼 것 만으로 밥먹듯이 하던 야근과는 이제 이별을 하였습니다.

특별한 장애 또는 사내 긴급 업무가 생겼을 때 이외에는 야근을 하지 않습니다.

그리고 야근과 이별하게 하는 방법인 자동화 부분도 있는데 이 부분은 다음에 기회가 될 때 포스팅하겠습니다.

그럼 여러분도 한번 시작해 보세요~~~!!

블로그 만든 기념으로 첫 글을 오늘 남깁니다!!

15년간 중소기업 전산실에 근무하며 중간에 여러 번에 이직이 있었습니다.

그리고 7년 전 한 중소기업에 자리를 잡게 되었고 혼자서 전산실을 만들며 여러 고생 끝에 지금은 믿을 수 있는 팀원과 같이 잘 운영해 가고 있습니다.

첫 글로 무엇을 포스팅할까 고민을 하다가 제 삶에 모토이기로 한 이 문장을 남기면 좋겠다는 생각이 들어 키보드를 두드리고 있습니다.

"내 것을 지키려 하지 마라!!" 음... 무슨 뜻일까요?
중소기업 전산실에서는 1~5명 내외의 소규모 팀으로 전산실이 운영이 됩니다.

이로 인하여 자기가 맡은 업무가 바뀌지 않고 계속되는 경우가 많습니다.

이로 인하여 자신이 맡고 있는 업무가 밥줄이라 생각하고 움켜쥐고 있는 사람들이 의외로 많습니다.

물론 자기가 맡고 있는 업무가 중요하긴 하지만 문제는 이로 인하여 앞으로 나가야 하는 분들이 나가지 못하고 그 자리에 묶여 있다는 것입니다.

자신이 해당 업무를 운영하며 쌓인 노하우를 정리하여 후임자에게 전수하는 것은 본인이 한 단계 더 발전해 나갈 수 있는 발판입니다.

자신이 업무를 할 때 보다 누군가에게 그 업무를 인수인계하고 지도할 때 그 업무를 완전히 마스터할 수 있으며 후임자와 본인이 한 단계 업그레이드할 수 있는 기회입니다.

그리고 우리는 바쁜 회사일에서 무언가를 놓아야만 새로운 것을 도전할 수 있습니다. 시간은 제한적이고 나 또한 할 수 있는 일이 한계가 있기 때문입니다.

지금은 IT시대로 중소기업이지만 전산실에서 해야 할 일듯이 방대해지고 있습니다.

내가 마스터한 업무는 후임자(후배)에게 보내주고 새로운 일에 도전해야 하지 않을까요?

한발짝 나아가야만 새로운 것을 얻을 수 있습니다.

그래야만 우리 전산실이 발전하고 그 이상으로 본인이 발전할 수 있을 것입니다.

앞으로 전산실을 운영하며 겪을 에피소드나 여러 가지 글을 남길 건데 제가 생각하고 있는 신념을 먼저 남기고 싶어 남깁니다.

2020년 3월 코로나로 시끄러운 와중에 도서관에서 1권에 책이 눈에 띄었다.

MBC 파업 사태 영상을 보면서 보았던 김민식 PD가 쓴 "매일 아침 써봤니?"라는 책이었다.

20년 넘게 전산 공부 및 일을 하면서 블로그를 안 했던 건 아니지만 나의 자료 창고로 일부 포스팅만 공개한 블로그를 운영한 게 전부였다.

단순히 내 머리를 믿지 않기에 나중에 보기 위해 모아놓은 창고 정도로만 생각했었다.

하지만 이 책을 읽으며 뒤통수를 한 대 맞은 느낌이었다.

나 또한 전산실 신입으로 시작해서 책임자까지 되면서 관련 자료를 얻지 못해 어려움을 겪었다.

그래도 자그마한 경험이라도 글로 남겨 놓으며 필요로 하는 누군가에게는 도움이 되지 않을까라는 생각이 머리를 스쳐 지나갔다.

이렇게 어렵게 마음먹은 일을 2020년 12월에 그래도 포스팅된 글을 보며 뿌듯한 얼굴을 할 수 있었으면 좋겠다.
이제 시작이니 머릿속에 콘텐츠를 고민하여 작지만 누군가에게는 도움이 되는 글을 남겨보고 싶습니다.